Entrevistas, Cuestionarios y Encuestas para la Auditoría de Sistemas

ENTREVISTA

Ciclo de la entrevista de auditoría

Sin importar el tipo de auditoría que realice, la principal actividad de un auditor es la recopilación de información sobre el aspecto que va a auditar, pues concentra y tabula esa información en cuadros y estadísticas, analiza sus resultados y emite un juicio u opinión sobre el aspecto que evaluó.

La entrevista como la principal técnica de recopilación de información del auditor, se realiza en forma directa, cara a cara y a través de algún medio de captura de datos, el auditor interroga, investiga y confirma directamente con el entrevistado sobre los aspectos que está auditando.

El auditor utiliza una guía de entrevista, la cual contiene una serie de preguntas preconcebidas que va adaptando conforme recibe la información del entrevistado, de acuerdo con las circunstancias que se le presentan y en busca de obtener más información útil para su trabajo. 

Entender y seguir un procedimiento bien estructurado, servirá al auditor de sistemas para llevar a cabo una buena investigación, apoyado en una serie de preguntas previamente establecidas y enfocadas al objetivo de la entrevista; con este método se busca captar una mayor información sobre lo que se auditará.
El siguiente procedimiento es indispensable para realizar una buena entrevista:

Ciclo de vida de la entrevista

Inicio: Consta de una corta explicación del objetivo de la entrevista; y la solicitud de cooperación por parte del entrevistado. Apertura: Es la parte donde el auditor inicia formalmente su interrogatorio, con preguntas breves, simples y de sondeo, sin profundizar sobre algún tema en especial, cuyo propósito es obtener posibles respuestas para iniciar la conversación, tratando de concentrar la plática sobre un tema de interés común entre el auditado y el auditor. Cima o clímax: Ésta es la parte de la entrevista en donde el auditor, con base en su habilidad y experiencia, obtiene la información medular para la investigación, el tema objeto de la entrevista adquiere mayor interés. Cierre: En esta parte el auditor proporciona una absoluta libertad al entrevistado por si quiere agregar algo que le permita complementar los datos antes recopilados mediante una hábil conducción del cierre.

Normas para la entrevista

Aborde gradualmente al interrogado, creando una corriente de amistad, identificación y cordialidad.

Ayude al interrogado para que se sienta seguro u locuaz.

Déjelo concluir su relato, ayúdelo luego a completarlo concretando fechas y hechos.

Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, existen formulaciones embarazosas con carácter personal o privado.

Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos.

Tipos de entrevistas para una auditoría

Entrevistas libres

Entrevistas dirigidas

Entrevistas de exploración

Entrevistas de comprobación

Entrevistas de información

Entrevistas informales

Tipos de preguntas para entrevistas

Preguntas abiertas

Preguntas cerradas

Preguntas de sondeo

Preguntas de cierre

Preguntas Mixtas

CUESTIONARIOS Y ENCUESTAS

Cuestionario Vs Encuesta

Un cuestionario es un conjunto de preguntas escritas utilizadas para obtener información indistintamente para evaluar a una sola persona. Aun cuando el cuestionario puede ser respondido por más de una persona, las respuestas no forman parte de un análisis estadístico. Ejemplo: un examen en la escuela es un cuestionario.

Una encuesta agrega datos específicos a los cuestionarios para que al finalizar pueda existir un análisis estadístico con la información obtenida para evaluar a un grupo de personas ya que las respuestas se agregan para llegar a una conclusión. Ejemplo: el conjunto de preguntas que se utilizan para el estudio de la tendencia para las próximas elecciones presidenciales es una encuesta.

Andres Muguira

Director de QuestionPro Latinoamérica

Blog cuestionario y encuesta diferencias

Otras definiciones de la vieja escuela: New world school compacto de Webster (cuarta edición)

Cuestionario: Conjunto de preguntas utilizadas para la recopilación de información de una persona.

Encuesta: Estudio detallado mediante la recopilación de información para después analizarla.

Y aunque existe confusión entre ambos términos y a menudo son utilizados indistintamente, en el contexto de la Auditoría de Sistemas, el cuestionario tiene como finalidad la recopilación de datos mediante preguntas impresas en cédulas o fichas, en las que el encuestado responde de acuerdo con su criterio; de esta manera, el auditor obtiene información útil que puede concentrar, clasificar e interpretar por medio de su tabulación y análisis, ya sea para realizar un estudio preliminar de la situación que está investigando o para sondear el problema en cuestión.

Por otro  lado, si el auditor quisiera encuestar con fines estrictamente estadísticos, el formato del cuestionario debería estar diseñado con reactivos (preguntas) que puedan analizarse en términos cuantitativos o cualitativos, toda vez que el objetivo es obtener evidencia real acerca de la situación en estudio.

Herramientas asistidas por computadora para generar cuestionarios y encuestas

Al momento de planificar y realizar una auditoria contar con herramientas que aceleren y permitan una obtención de datos precisa se vuelve algo fundamental para poder llevarla a cabo con éxito, y llegar a dar un diagnóstico preciso de la entidad auditada.

Basado en esto se presenta una propuesta que puede ser efectiva y útil para la realización de cuestionarios y encuestas para una auditoría. Adjunto dos tutoriales acerca de una herramienta para elaborar cuestionarios y encuestas.

Actividad 5: Cuestionario para Auditoria Informática

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